Mời thành viên

Hướng dẫn mời thành viên mới vào tổ chức Guidebook Cloud.

Ai có thể mời

  • Chỉ Owner và Admin mới có thể mời thành viên mới

Mời một người

  1. Vào Team Members
  2. Nhấn Invite Members
  3. Chọn tab Single Invite
  4. Cấu hình:
    • Role: Vai trò sẽ cấp (Member, Admin)
    • Feature Restriction: Hạn chế tính năng (tùy chọn)
    • Email: Email người được mời (tùy chọn)
    • Send invitation email: Gửi email tự động
  5. Nhấn Generate Link hoặc Send Invitation

Nếu không gửi email, bạn sẽ nhận được link mời:

  • Copy link và gửi qua Slack, email hoặc kênh khác
  • Link có hiệu lực trong 7 ngày
  • Mỗi link chỉ sử dụng được một lần

Hạn chế tính năng (Feature Restriction)

Ngoài vai trò, bạn có thể giới hạn thêm phạm vi thao tác của thành viên được mời.

Hạn chếHiệu lực
Không hạn chếToàn quyền theo vai trò
Không thể tạo repositoryCó thể xem, chỉnh sửa nhưng không thể tạo mới
Chỉ xemChỉ có thể xem, không thể chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào

Mời nhiều người (Bulk Invite)

  1. Vào Team Members
  2. Nhấn Invite Members
  3. Chọn tab Bulk Invite
  4. Cấu hình:
    • Role: Vai trò chung cho tất cả
    • Feature Restriction: Hạn chế chung
  5. Nhập danh sách email (mỗi dòng một email hoặc cách nhau bởi dấu phẩy)
  6. Nhấn Send Invitations

Lưu ý: Tối đa 50 email cho mỗi lần mời.

Kết quả mời nhiều người

Sau khi gửi, bạn sẽ thấy trạng thái của từng email:

  • Invited: Lời mời đã được gửi
  • Already a member: Người này đã là thành viên
  • Already invited: Đã có lời mời cho người này

Quản lý lời mời

Xem lời mời đang chờ

  1. Vào Team Members
  2. Chọn tab Pending
  3. Xem danh sách lời mời chưa được chấp nhận

Gửi lại lời mời

Nếu lời mời sắp hết hạn hoặc người nhận không thấy email:

  1. Tìm lời mời trong tab Pending
  2. Nhấn Resend
  3. Link mới sẽ được tạo với thời hạn mới

Hủy lời mời

  1. Tìm lời mời trong tab Pending
  2. Nhấn Cancel
  3. Xác nhận để hủy

Link đã gửi sẽ không còn hoạt động sau khi hủy.

Thời hạn lời mời

  • Lời mời có hiệu lực trong 7 ngày
  • Sau khi hết hạn, cần gửi lại lời mời mới
  • Gửi lại lời mời sẽ tạo link mới với thời hạn 7 ngày mới

Quy trình chấp nhận lời mời

Người được mời sẽ:

  1. Nhận email (hoặc link) chứa lời mời
  2. Nhấn link để mở trang chấp nhận
  3. Đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản
  4. Tự động được thêm vào tổ chức với vai trò đã cấu hình

Giải quyết lỗi

Người được mời không nhận được email

  1. Kiểm tra thư mục spam
  2. Đảm bảo email chính xác
  3. Sử dụng tính năng Resend
  4. Hoặc chia sẻ link trực tiếp
  • Kiểm tra link chưa hết hạn (7 ngày)
  • Kiểm tra link chưa bị hủy
  • Nếu cần, tạo lời mời mới

"Already a member" khi mời

Email này đã là thành viên của tổ chức. Kiểm tra trong tab Members.

Xem thêm